Архивному отделу Железногорска в июне нынешнего года исполняется 15 лет.
Это структурное подразделение органов местного самоуправления, в котором хранят, комплектуют, ведут учет документов городского архивного фонда и других учреждений. В архив люди приходят с разными целями. Кому-то необходимо собрать сведения о зарплате, подтвердить стаж, получить выписку из похозяйственной книги. А есть исследователи, которые изучают историю своей семьи, своего города, предприятий, на которых трудятся.
У каждого дела есть начало
Архивный отдел Железногорска был создан в 2009 году. До этого все документы администрации города, ее структурных подразделений, предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, находились на хранении в районном архиве. Консультантом созданного отдела стала Валентина Николаевна Макеева. В течение пяти месяцев она занималась разнообразной хозяйственной деятельностью, практически с нуля создала новое учреждение. В выделенном для архивного отдела помещении по ул. Гагарина, 4/2 (в здании детского сада №18) был проведен ремонт, закуплены стеллажи, мебель, установлена охранно-пожарная сигнализация, решетки на окна. Для работы с посетителями в новом отделе оформили информационные стенды, закупили средства связи, современную компьютерную и копировально-множительную технику. Валентина Макеева разработала должностные инструкции, положение об отделе, распоряжения об утверждении штампов и печатей.
15 июня 2009 года Валентину Николаевну назначили начальником архивного отдела, а специалистом - Ольгу Вячеславовну Растворову. И уже на следующий день, 16 июня, сотрудники архива приняли своих первых посетителей. Этот день является теперь днем рождения учреждения. Из администрации Железногорского района в новый отдел были переданы первые архивные материалы - около шести тысяч документов городских организаций и предприятий. В 2012 году архивный отдел перевели в новое помещение по ул. Ленина, д. 17, куда его сотрудники уже с трудом перевезли многотысячную документацию. Валентина Макеева проработала в архивном отделе 14 лет. Рядом с ней в разное время трудились Ольга Растворова, Кристина Красевич, Надежда Струговец, Карина Гришина. С 10 мая 2023 года архивным отделом руководит Ольга Гализина. Вместе с коллегами, специалистами Яной Тишиной и Ксенией Алексахиной, она выполняет работу по хранению, учету документов и обслуживанию посетителей. Валентина Макеева проработала в архивном отделе 14 лет.
Главная задача - помогать людям
В настоящий момент на учете в архиве состоят 97 фондов, в которых находятся 26 тысяч 656 единиц хранения документов. Одна из основных задач архива - исполнение социально-правовых и тематических запросов юридических и физических лиц по документам, относящимся к муниципальной и государственной собственности. В 2023 году сотрудниками архивного отдела была подготовлена информация по 2 тысячам 695 запросам.
— У нас нужная и интересная работа. Большое количество запросов приходит для передачи информации в пенсионный фонд. Мы помогаем людям с восстановлением документальных данных, подтверждающих период работы на предприятии и сумму начисления заработной платы. От этих данных порой зависит качество жизни людей старшего возраста. Самый запоминающийся запрос был от человека, который пришел за справкой о двух днях работы на предприятии, которых ему не хватало для стажа. Трудовая книжка у него по каким-то причинам отсутствовала, он даже не помнил конкретный период своего трудоустройства. Поиск подтверждающих документов тогда занял у нас очень много времени, потому что найти информацию о таком небольшом стаже да ещё и зарплату, которую ему выплатили за эти два дня, было достаточно сложно, — рассказала Ольга Гализина.Архивные фонды постоянно пополняются. За пять месяцев текущего года принято 94 единицы хранения по основной деятельности и 583 - по личному составу. Для сохранности архивного фонда все единицы хранения закартонированы и внесены в базу данных «Архивный фонд».
— Очень часто мы предоставляем подтверждающие документы для приватизации и продажи недвижимости. Сейчас это очень актуально. С 98-го года в нашем архиве хранятся все постановления и распоряжения администрации города. Эти сведения у нас запрашивают как структурные подразделения городской администрации, так и жители Железногорска. Особенно это интересует тех, кому в свое время были предоставлены городом места под гаражи или другую собственность, — заметила Гализина.
Архив – это очень интересно
Несмотря на большой объем работы, специалисты архивного отдела в течение года занимаются и информационной деятельностью. Они разработали и выпустили буклет об архивном отделе администрации Железногорска, в котором рассказали об истории своего отдела, о порядке и видах предоставления муниципальных услуг по документам архивного фонда. В целях популяризации архивной деятельности ведется страничка в социальных сетях. Для школьников и студентов проводятся семинары, выставки, встречи с интересными людьми.
— В 2023-м году прошел День открытых дверей. Ежегодно мы проводим уроки и экскурсии для школьников. Им всегда интересны выставки архивных фотографий периода строительства города. Кроме того, в нашей архивной базе есть приказы 1944 года. Вид этих документов разительно отличается от современной подачи: желтоватая, почти оберточная, бумага, на которой чернильной ручкой от руки написан текст. Это всегда вызывают интерес у ребят, — сообщила Ольга Гализина.
Время диктует новые подходы
В архивном отделе ведется работа по созданию электронного варианта документов, к которому приступили в 2014 году. За весь период оцифровано 280 единиц хранения - это 53 тысячи 878 листов. Для оцифровки используется визуализатор архива «ViAr-500A». Работа эта очень трудоемкая и продлится еще не один год.
Сейчас архив работает с 25 предприятиями - источниками комплектования архивного отдела, которым оказывается практическая помощь не только по всем архивным вопросам, но и по ведению делопроизводства (разработка номенклатуры дел, описи, инструкции по делопроизводству, формирование дел). Предоставление муниципальной услуги для граждан осуществляется через МФЦ или через региональный портал по интернету. С 28 мая 2024 года архивный отдел начал работать в Государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЭЦП) для исполнений социально-правовых запросов территориальных органов Социального фонда России. Теперь архив получает запросы и подготавливает информацию социально-правового характера через эту систему.
